Пресс-конференция это встреча журналистов с представителями администрации с целью предоставления СМИ фактов, комментариев, освещения проблем. Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда необходимо:
проинформировать общественность о каком-либо важном, неординарном событии в жизни фирмы;
продемонстрировать достижения фирмы;
представить новые концепции, проекты и программы развития;
осветить позицию фирмы и ее руководства по спорным проблемам, конфликтным ситуациям,
привлекшим внимание общественности;
наладить личные контакты руководства и служб фирмы с представителями СМИ.
Проводить пресс-конференции по малозначительным поводам, а также в случаях, когда информация может быть передана СМИ более простыми способами, — не рекомендуется.
Различают оперативные и регулярные пресс-конференции.
Оперативные проводятся в экстренном порядке, чаще всего — на месте события. Регулярные — проводятся в заранее установленные и объявленные сроки в специально приспособленных помещениях.
Пресс-конференция С.Лаврова по итогам саммита БРИКС, Йоханнесбург, 24 августа 2023 года
Пресс-конференция — не самоцель и не единственная форма работы со СМИ. Однако это одна из наиболее эффективных технологий информационного менеджмента. Причем ее эффективность во многом
зависит от того, насколько она встроена в другие формы, такие как фоновая информация, личные контакты с журналистами, ознакомительные поездки и экскурсии, работа читательской почтой и т. д.
Работа со СМИ — это не только пресс-конференции и интервью в прямом эфире. Если вы хотите успешно работать со СМИ, то вы должны, как минимум, обладать информацией свежей и интересной — и не от случая к случаю, а постоянно. Стоит помнить, что по общемировой статистике в публикуемой СМИ информации объем информации, собранной самим журналистами, не превышает 15%.
Остальной (основной) массив публикуемых материалов составляет информация ПРЕДОСТАВЛЕННАЯ журналистам заинтересованными в этом фирмами и лицами. Если вы сами о себе не сообщите, то кто и как о вас узнает? Разве, что, если — не дай Бог — у вас случится какое-то чрезвычайное происшествие, но это известность такого рода, которой хотелось бы избежать.
Поэтому работа со СМИ это прежде всего ежедневная текущая работа, про которую, кстати, часто забывают, и что неизбежно и неизменно сказывается на эффективности PR фирмы, резко снижая их эффективность.
В эту текущую рутинную работу входит, прежде всего, обеспечение непрерывного потока новостной информации, исходящей от администрации — так называемой фоновой информации. Она выступает как бы основой, фоном, на котором строятся и осуществляются прочие действия со СМИ. Это могут быть информационные письма, релизы, news letters и т.п., рассылаемые в СМИ, с которыми сотрудничает администрация.
Необходимость в пресс-конференции может возникнуть в ситуации, когда необходимо либо объясниться по какому-то поводу с общественностью или привлечь ее внимание в максимальном масштабе. Например, готовятся или приняты важные решения, готовится или произошло важное событие, ЧП и т. д.
Пресс конференция-Лавров , Захарова в ООН-(подробно)
Следует только помнить, что если есть возможность решить проблему и достичь
искомых результатов без пресс-конференции (например, с помощью интервью, статьи, пресс-тура), то лучше сделать именно так. Во-первых, это довольно трудоемкое мероприятие, а во-вторых, и это главное, пресс-конференция — довольно острая форма работы: если она окажется недостаточно подготовлена, то она легко может выйти из-под контроля и результат будет получен нежелательный.
Поэтому на проведение пресс-конференции следует идти только, если без этой меры никак не обойтись или при условии, что она будет хорошо подготовлена.
Для того, чтобы пресс-конференция достигла преследуемых целей, необходимо в ее подготовке и проведении учесть несколько обстоятельств.
Источник: finance-credit.news
Подготовка к пресс-конференции
Пресс-конференция — встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т. п.) с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам. Это общепринятое и эффективное средство предоставления прессе такой информации, которая работает на паблисити фирмы, организации, личности и на поддержание необходимого уровня паблик рилейшнз. Пресс-конференцию никогда не следует собирать только для того, чтобы обнародовать документ или информацию, которую с таким же успехом можно передать с помощью пресс-релиза Она является также эффективным средством выдачи информации «не для протокола», когда ее не стоит распространять в печати и когда предпочтительнее личные информационные контакты журналистов с официальными лицами.
Инициаторами пресс-конференций обычно выступают органы власти, организации, «важные» персоны, но они могут проводиться и по инициативе самих журналистов, заинтересованных в профессиональных комментариях тех или иных событий.
Таким образом цель пресс-конференции — это информационно-управленческая направленность, то есть представление точки зрения фирмы (организации) на некоторую общественно значимую проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, а также для поддержки имиджевых и рекламных целей.
ВОПРОСЫ ДЛЯ РАЗДУМЬЯ: А НУЖНА ЛИ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ?
Как известно, редакторы и репортеры очень занятые люди. Профессионалы, занимающиеся информационным обеспечением, просто не могут себе позволить участвовать в мероприятии, посвященном какому-нибудь тривиальному событию, о котором можно прочитать в присланных в СМИ материалах.
Если вы все же решили провести пресс-конференцию, задайте себе несколько вопросов:
1. Является ли тема такой конференции новостью для СМИ?
2. Относится ли предмет пресс-конференции к тем, которые вызовут общий интерес у аудитории?
3. Есть ли такие противоречия в предполагаемом обсуждении, которые позволят иметь по проблеме разные точки зрения, что обусловит появление множества дополнительных вопросов и позволит вам выразить свою точку зрения полно и обоснованно?
4. Является ли настолько необходимой демонстрация новых товаров представителям прессы, нельзя ли сделать это иначе, например провести презентацию, ярмарку, выставку и пр.?
5. Является ли новый товар таким сложным, что его нельзя представить, скажем, в передаче, где участвует только один представитель СМИ?
6. Если вы собираетесь поведать на пресс-конференции о том, каковы прибыли компании или о слиянии или поглощении, или о переезде на новое место, может быть, данное сообщение принесет больше пользы, если оно будет сделано непосредственно после ежегодного собрания акционеров или заседания совета директоров, так как в этих случаях у репортеров будет больше возможностей пообщаться и взять интервью у многих важных людей, принимающих
участие в собрании или заседании?
7. Развиваются ли события в вашей компании настолько быстро, что пресс-конференция или серия информационных брифингов являются единственным способом держать прессу в курсе дела?
8. Думаете ли вы, что свободное обсуждение с представителями прессы полуправдивых сведений о вашей компании, появившихся ранее и показывающих ее в неблаговидном или даже порочащем виде, является единственным способом разрешения создавшейся проблемы?
Обдумывая ответы на эти вопросы, постоянно помните, что все ваши успехи и неурядицы должны быть достаточно интересными для широкого круга общественности, и тогда журналисты найдут возможность прийти.
[Источник: Дороти Доти. Паблисити ипабликрилейшнз. Пер. с англ. М., 1998, с. 211-212].
ПОДГОТОВКА К ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ
Успех пресс-конференции обеспечивается тщательностью концептуальной и организационной подготовки и в какой-то степени удачей, которая далеко не всегда сопутствует такого рода мероприятиям. Даже если вы тщательно подготовились, но неожиданно до пустили ошибку в терминах или споткнулись на ступеньке, сходя со сцены, то именно это и появится на экране, а не ваше сообщение. Что же нужно предусмотреть и продумать заранее? И. В. Алешина в книге «Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетёров» рекомендует следующие шаги при подготовке пресс-конференции:
1. Выбрать время и дату проведения пресс-конференции с учетом времени освещения информации утренними и вечерними газетами, радио и телевидением. День проведения назначается, если есть выбор, так, чтобы не было совпадения по времени с другими важными для общественности мероприятиями, способными отвлечь публику от проводимой пресс-конференции.
2. Заранее известить СМИ о предстоящей пресс-конференции — сначала почтой, а затем по телефону. Извещение должно быть четким и ясным и содержать следующее:
— дата, время и длительность проведения;
— основной докладчик или информатор;
— имя и должность ПР-специалиста для контакта, его номер телефона;
-возможны некоторые подробности, убеждающие редактора в целесообразности освещения события.
Извещение должно достичь адресата за 7-10 дней до пресс-конференции. За день до проведения следует сделать телефонный звонок-напоминание.
3. Отпечатать для всех присутствующих необходимую информацию или текст доклада, а также подготовить материалы для рассылки в те газеты или журналы, чьи представители не присутствовали на данном мероприятии.
4. Заранее подготовить сопутствующую информацию для докладчика, например пресс-кит, включающий все относящиеся к докладу, предмету и организации материалы.
5. Продумать место и способы регистрации прибывающих журналистов, подготовить для раздачи специальные пакеты и папки с пресс-релизами и фотографиями.
Итак, в результате подготовки вы должны иметь ответы на следующие вопросы:
Каковы цель и тема пресс-конференции?
Сколько человек должно в ней участвовать?
Кто должен присутствовать обязательно?
Где ее следует провести? Когда ее нужно проводить?
Сколько времени она будет длиться?
Что необходимо подготовить и организовать заранее?
4. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ ВСТРЕЧИ С ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ ПРЕССЫ
Для того чтобы чувствовать себя увереннее, не только проинформируйте прессу о готовящейся конференции, но и сами вступите в контакт с журналистами. Как это можно сделать?
а. Когда репортер звонит вам, чтобы узнать, что нового в компании, постарайтесь познакомиться с ним поближе. Дайте ему нужную информацию не через секретаря, а сами. Станьте ценным для репортера «источником» сведений.
б. Как бы вы ни были заняты, для представителей прессы всегда держите дверь открытой. Будьте доступны. Дайте им знать, что вы готовы для контакта по их просьбе. Старайтесь знакомиться с ними в неформальной обстановке, если такая возможность представляется.
в. Поощряйте их задавать вам вопросы, выражать любые жалобы, которые у них есть или о которых они слышали, а также высказывать их мнения по важным для вас вопросам.
г. Многие вопросы журналистов могут показаться вам примитивными, ибо только некоторые из них разбираются в вопросах бизнеса. Постарайтесь это не демонстрировать, не отмахивайтесь от таких вопросов, чтобы не оказаться в неприятной ситуации.
д. Используйте благоприятный случай познакомить журналиста с вашей компанией, производимыми ею товарами и услугами. Когда придет время, они напишут или расскажут о вашем бизнесе с большим пониманием дела.
Но не забывайте — никакой конфиденциальности.
КАК ГОТОВИТЬСЯ К ВОПРОСАМ
Превентивно можно предположить, что вам зададут очень неприятные или нежелательные вопросы, так называемые «провокационные» или вопросы-«ловушки». Чтобы не попасть впросак, заранее посоветуйтесь с вашим адвокатом и другими членами руководства компании по поводу ответов на них.
Ответы готовьте разные, как можно откровеннее и полнее. Они могут носить предварительный характер, гипотетический, подготовьте объяснение, с чем это связано.
Ответ «Не для записи» используйте как можно реже, в тех случаях, когда вы хотите обсудить ситуацию, не высказываясь по существу дела публично.
Когда речь идет о конфиденциальной информации, то еще одним вариантом ответа может быть заявление, что в настоящее время у вас нет данных, чтобы ответить на вопрос, но что вы в самое ближайшее время свяжетесь с репортером, задавшим этот вопрос, и ответите на него. Такие ситуации нужно предвидеть и заранее к ним готовиться и, если обещаете ответить позже — это нужно потом обязательно выполнить.
Нежелательно при ответах на вопросы использовать фразы типа «без комментариев», постарайтесь иметь ответ на любой случай.
В среде журналистов всегда находятся такие, кто играет не по правилам, то есть задает вопросы не по теме пресс-конференции, они хотят использовать момент, чтобы выудить у вас необходимую информацию о вашей фирме, ее услугах, продукции и пр. Необходимо предусмотреть такого рода вопросы и хотя бы. в общих чертах подготовить на них ответы или мотивированно объяснить их невозможность.
Для подготовки ответов используйте так называемую «дискуссию дилетантов». Пусть в ней участвуют самые разные люди — компетентные в вашем деле и ничего о нем не знающие. Попросите их сформулировать свои вопросы и, если окажется, что есть такие, на которые вы не можете убедительно ответить, возьмите эти вопросы для дополнительной проработки.
Хорошо бы поработать с так называемым «адвокатом дьявола», который имеет очень острый, саркастический ум и при этом очень мало знает о вашей фирме. Его каверзные вопросы будут для вас особенно полезны. Пусть он или они задают свои вопросы до тех пор, пока не поймут, какую фирму вы представляете, чем занимаетесь, в чем суть вашей благородной миссии. Если есть возможность, запишите беседу на магнитофон, чтобы потом поработать над не очень корректными или неясными ответами.
Продумайте все термины и их адекватную интерпретацию, не используйте в ответах жаргонные, арготические слова и выражения, так как на пресс-конференции это недопустимо.
И, наконец, разыграйте потенциальную пресс-конференцию в ролях, с участием в ней ваших юридических и технических экспертов, которым поручите отследить ваше сообщение и ответы на вопросы с профессиональной и коммуникативной точек зрения. Такие репетиции придадут вам внешний лоск и уверенность.
И последняя рекомендация: если возникнет необходимость объяснять технические подробности или давать технические характеристики, лучше поручите сделать это экспертам и специалистам — они обеспечат точность и понятность.
Источник: megalektsii.ru
Понятие пресс-конференции
Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Следует сказать и о том, что получив огромное распространение пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.
Работа состоит из 1 файл
Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Следует сказать и о том, что получив огромное распространение пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.
Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс- конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.
Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы.
Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных ( пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.
Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов. Прежде всего необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.
Приглашение на пресс- конференцию рассылаются по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс- конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.
Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько “персон” готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.
В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.
Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.
Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница — всегда неудачный день для организации подобного рода встреч.
Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.
Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех учаcтников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.
Выступления на пресс- конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс- конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.
Организаторами пресс- конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс- конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов.
Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.
Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении (хотя и необязательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).
Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник. Следует упомянуть и том, что пресс-секретарь — это ключевая фигура пресс-службы или пресс- центра. Основные моменты его деятельности включают регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы; комментарий решений, действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.
Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции обычно призывает присутствующих тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его соблюдением.
Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть информационно емкими, лаконичными и краткими особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.
В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов.
Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий, вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т.д. “Летучие пресс-конференции возникают по инициативе самих журналистов при согласии их “визави”. Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.
Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры. Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:
— микрофоны на столе и в зале;
-ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;
-технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)
-система синхронного перевода;
— служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.
Если пресс-конференция назначена на 11.00, то первые приглашенные могут прийти пораньше. К этому времени все приготовления должны быть закончены, в противном случае создастся неблагоприятное впечатление. Обычно у входа ставятся один-два стола, у которых регистрируются прибывающие журналисты.
Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс- конференция закрывается.
Ответы выступающих на вопросы журналистов согласуются с их компетенций. По ходу встречи ведется определение кому из ораторов более всего “подходит” вопрос.
Продолжая тему вопросов- ответов, следует сказать и том, что на пресс-конференциях не принято не отвечать на вопросы со стороны журналистов. Здесь нужно избегать таких фраз, как: “Без комментариев!”, “Не для печати” и т.д. Если затронут вопрос не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.
Если организаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрация видеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия пресс- конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут дополнительную, детализированную информации, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.
По окончании официальной части принято угощать журналистов. И хотя на первый взгляд фуршет представляется не столь важной частью встречи, это далеко не так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.
Источник: www.freepapers.ru